Strukturierter Arbeitsplan beim Hausbau

Lohnt sich die Dienstplanerstellung via Excel noch?
In den meisten Firmen wird der Dienstplan über Excel generiert. Doch gibt es heutzutage nicht bessere Möglichkeiten? Besonders im Bezug auf den Hausbau und in der Planung sind strukturierte Arbeitspläne eine große Hilfestellung.

Genügt ein Dienstplan in Excel heutzutage noch den Anforderungen?

Arbeitspläne, Dienstpläne oder viele weitere Pläne werden häufig immer noch mit Excel erstellt. Das liegt daran, dass die Microsoft Anwendung in vielen Unternehmen zur Grundausstattung gehört. So können die Mitarbeiter ihre Dienstzeiten dort direkt eintragen und auch etwaige Abwesenheiten hinterlegen. Mithilfe von Formeln können Stundenüberschüsse oder Minusstunden berechnet werden. Daran haben sich viele Firmen gewöhnt. Doch ein Excel Dienstplan kommt früher oder später immer an seine Grenzen und kann vielen individuellen Anforderungen nicht genügen.

Ist eine Dienstplan Software besser?

Um eine zeitliche Übersicht zu erstellen, sind Excel Vorlagen besonders hilfreich. So können Sie zum Beispiel beim Bau eines Hauses die Papershift Arbeitsplan Vorlage nutzen, um einzelne Schritte, Zeiträume und vieles mehr strukturiert zu planen. Für konkrete Projekte eignet sich die Vorlage sehr gut, auch der Einsatz von Mitarbeitern kann dadurch geplant werden. Excel ist günstig und umfangreich, kaum eine andere Lösung in diesem Preisbereich bietet so viele Möglichkeiten. Insbesondere wenn Sie bereits Erfahrung mit Excel haben, kann ein Dienstplan darüber gut verwaltet werden. Wenn Sie eine Vorlage nutzen, statt selbst eine zu erstellen, sparen Sie sogar einiges an Zeit.

Allerdings gilt es dabei auch die Risiken abzuwägen: Muss die Vorlage erst entwickelt werden, dann braucht es einiges an Know-how und Ressourcen. Ebenfalls ist das manuelle Einpflegen von Arbeitszeiten innerhalb einer Excel Vorlage mit einem hohen Aufwand verbunden und schnell kommt es zu Übertragungsfehlern. Eine Dienstplan Software ist deutlich einfacher, das Programm denkt mit und Fehler werden minimiert.

Das spricht für einen Excel Dienstplan

Gerade, weil Excel in den meisten Unternehmen bereits vorhanden ist, werden keine zusätzlichen Kosten für eine Dienstplan Software fällig, wenn mit Excel gearbeitet wird. Das Programm wird häufig sowieso schon für andere Zwecke eingesetzt. Zudem ist es sehr flexibel, so kann der Dienstplan an die spezifischen Anforderungen angepasst werden. Auch der hohe Umfang macht das Programm besonders angenehm. So können damit nicht nur Arbeitszeiten dokumentiert, auch die gesamte Arbeitsplanung kann darüber organisiert werden.

Die Nachteile überwiegen

Allerdings hat ein Excel Dienstplan auch einige Nachteile: Der hohe Grad und Flexibilität und die vielen verschiedenen Möglichkeiten haben ihren Preis. Das Datum in ein richtiges Format zu bringen schaffen vermutlich noch die meisten, wenn allerdings komplizierte Formeln oder Verknüpfungen erstellt werden sollen, dann benötigt man jemanden mit langjähriger Excel Erfahrung. Selbst wenn eine solche Person im Unternehmen arbeitet, dauert die Erstellung einer Vorlage relativ lange.

Rechnet man die Arbeitsstunden am Ende hoch, so ist die Nutzung eines Excel Dienstplans auch mit hohen Kosten verbunden. Darüber hinaus ist ein solcher Dienstplan fehleranfällig. Schnell wird ein Verweis, eine Zahl oder eine Formel gelöscht und viele weitere Daten ändern sich automatisch. Eine Dienstplan Software denkt mit und weist Sie frühzeitig auf Fehler hin.

Intransparenz

Die Arbeitswoche liegt bei einer ganz unterschiedlichen Anzahl an Tagen. Je nach Arbeitgeber bzw. herrschen hier auch Länderunterschiede. Egal ob Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten direkt in eine Excel Tabelle eintragen oder zunächst in einen Stundenzettel: Schnell entstehen dabei Übertragungsfehler und die Zeiterfassung wird intransparent. Das kann zu Misstrauen führen, viele Vorgesetzte werfen ihren Mitarbeitern vor, nicht die korrekten Zeiten aufgeschrieben zu haben. Die korrekte Erfassung kann dabei jedoch nicht nachgewiesen werden. Andersrum können Mitarbeiter dem Vorgesetzten aber auch vorwerfen, Stunden nicht korrekt übertragen zu haben und somit Arbeitszeit zu unterschlagen. Mithilfe einer Dienstplan Software funktioniert das deutlich transparenter und einfacher.

In bestimmten Fällen lohnt sich also eine Excel Vorlage, wie zum Beispiel bei Bauprojekten oder anderen temporären Aufträgen. Wenn dauerhaft ein Dienstplan darüber erstellt wird, kommt das Programm irgendwann an seine Grenzen. Zudem ist der Aufwand relativ hoch, sofern nicht eine bereits fertige Vorlage genutzt wird. Eine Dienstplan Software schafft Abhilfe und Sie profitieren von deutlich mehr Möglichkeiten. Die Nutzung ist einfacher und viele Fehlerquellen werden ausgemerzt.

(Veröffentlicht am 21. März 2022)